{Adventstipps 2022} Nr. 7 | SOS-Raumvorbereitung in 15 Minuten

Mein heutiger Tipp ist besonders bei Workshops und Trainings in Präsenz wichtig:

🆘 Blitz-Raumvorbereitung für Trainings und Workshops

in 15 Minuten

😱 Dein Zug hatte Verspätung?

😱 Du standest im Stau oder hast keine Parkplatz gefunden?
😱 Dein*e Ansprechpartner*in hat vergessen, dass du früher vorbereiten wolltest?
😱 Der Raum ist noch vom vorherigen Termin belegt?

Das Leben macht manchmal was es will und es gibt mehr als genug Gründe, die Deine geplante Vorbereitungszeit (bei mir sind es in der Regel 60 min) auf …sagen wir mal…15 min schrumpfen lassen.
Hinterher kann man darüber lachen, jammern oder überlegen wie man das in Zukunft verhindert, aber falls du nicht schon unglaublich routiniert und/oder abgebrüht bist brauchst Du im Moment der Momente einen Notfall-Plan!

Einfach alles wie geplant machen, nur schneller und hektischer und am Schluss völlig aus der Puste sein? Nein, lieber nicht!

Wenn es nur noch für das Nötigste reicht, dann empfehle ich dir diese
Minimal-Vorbereitung in drei Schritten für Trainings und Workshops:

1. Überprüfe und schaffe die passende Sitzordnung und das richtige Setting im Raum!

✔︎ Ist alles einigermaßen da, wo du es für eure Workshop haben willst?
✔︎ Sind genug Stühle da?
✔︎ Muss noch etwas an den Rand oder in die Mitte?

Bitte am besten die ersten ankommenden Teilnehmer*innen, Dir zu helfen. Delegiere großzügig und präzise, damit es auch so klappt wie du es haben möchtest und du nicht nacharbeiten musst.

Zuzugeben, dass es heute nicht gelaufen ist wie geplant und du Hilfe brauchst macht sympathisch und nahbar. Dein selbstsicherer Umgang damit und klare Anweisungen wirken souverän und machen gleich aus einem ich und einem du ein WIR.

2. Packe dein Material aus und lege es zurecht.

Du wirst heute vermutlich während des Trainings oder Workshops einige der Dinge nachholen müssen, die du ursprünglich vorher vorbereiten wolltest:
z.B. Flipcharts schreiben, Moderationskarten abzählen, Material für eine eine Übung vorbereiten...

Das alles geht einfacher, wenn du nicht erst in deinen Taschen kramen musst sondern alles - wie im OP - gut sichtbar und in Greifnähe liegt. Ich habe dafür am liebsten einen Tisch bei mir vorne am Rand stehen.

3. Mache eine innerliche Blitz-Generalprobe der ersten 10-15 Minuten.

Gehe mental im Schnelldurchlauf die ersten 10-15 Minuten der Veranstaltung durch, so dass Du sie auch ohne das eigentlich geplante Flipchart etc. gut moderieren kannst und nicht in Versuchung kommst, dich zu entschuldigen oder zu erklären, was alles gerade nicht da ist.
(Wenn im Raum schon zu viel los ist gehe ich dafür nochmal kurz zum Händewaschen.)

Den ursprünglichen Plan kennst (hoffentlich) nur du und keiner wird bemerken was alles nicht ist, es sei denn Du weist die Teilnehmer*innen darauf hin.

Im Idealfall kannst Du nach dem Check in eine kleine Reflexionsübung alleine oder mit Partner*in improvisieren, die dir ein wenig Zeit verschafft den nächsten Abschnitt vorzubereiten.

So, uns dann:
Trink noch einen Schluck, schüttelte dich kurz, mach dich groß, lächle und hab Vertrauen in dich und dein Improvisationstalent!

Ich wachse mit meinen Fehlern.

Viele der wirklich wichtigen Dinge habe ich gelernt, als in einem Workshop oder Training mal etwas massiv daneben gegangen ist.

Ich musste mal einen Tagesworkshop ohne Stimme durchstehe, habe schon meinen Trainingsleitfaden zu Hause vergessen, für die falsche Gruppengröße geplant, statt der Breakoutrooms das komplette Meeting beendet, vergessen eine Aufzeichnung zu starten - um nur ein paar meiner Fails zu nennen.

Auch wenn ich es in diesem Moment gehasst habe (wie die Pest), sind einige meiner Tricks so entstanden, habe ich einige Dinge, die mich heute zu einer bessern Moderatorin machen nur so gelernt.

Hast du Lust mir von deiner größten Panne zu erzählen?
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Natürlich behalte ich das für mich - es sei denn du schreibst mir dazu, dass es gern dem Allgemeinen Lernen dienen kann.
Ich freu mich auf deinen Lieblingsfail!