{Adventstipps 2022} Nr. 2 | Effiziente Dokumentation

Als Teilnehmerin von Trainings und Workshops war ich es früher gewohnt, die versprochene Dokumentation (also die Folien und die abfotografierten Flipcharts) erst Tage - manchmal sogar Wochen - später zu erhalten. Ich habe lange gedacht, das wäre normal und geht gar nicht anders.

Ein echtes WOW-Erlebnis hatte ich im Herbst 2016 in einem mehrtägigen Training zum Thema "Sich selbst und andere führen": Wir konnten uns die Doku vor der Verabschiedungsrunde als letzten Programmpunkt anschauen - inklusive Zusatzinfo, Buch- und Video-Empfehlungen, Stimmungs-Fotos und kleinen Insider-Witzchen!

Bäm!
Das war so ein unglaublich cooler Abschluss, dass ich mir vorgenommen habe, meine Dokumentation (oder auch Flipchartprotokoll genannt) immer so schnell wie möglich zu versenden oder - wie erlebt - tatsächlich noch im Training zu zeigen.

Heute ist meine Mail mit der fertigen Doku meist verschickt, bevor die Teilnehmer*innen überhaupt zu Hause sind.

Wie ich das anstelle?
Ich habe mittlerweile eine klare Routine entwickelt, mit der ich mir das Leben an dieser Stelle sehr erleichtern kann.

Das sind meine fünf Schritte:

📝 1. Template vorbereiten:

Vor dem Training/Workshop erstelle ich mir eine passende Vorlage für die Doku - entweder in der CI (Corporate Identity) meiner Kunden oder mit einem schlichten Layout von mir. Ich nutze dafür PowerPoint oder in letzter Zeit immer Häufiger Canva.

📚 2. Gliederung und Zusatzinformationen vorbereiten:

Ich gliedere meine Vorlage schon so, wie ich mein Training plane und orientiere mich daran für die Anzahl der Folien, Überschriften etc. Ich füge wo es passt bereits jetzt hilfreiches ein, wie z.B. Begriffsdefinitionen, Links zu Videos, die ich im Training zeigen werde etc. Alles, was Mehrwert liefert oder positiv an das Training erinnert, kommt in die Doku.

📸 3. Flipcharts schon während des Workshops abfotografieren:

Ich fotografiere die Flipcharts wenn möglich nach und nach während des Trainings. Dafür nutze ich Leerlauf, der für mich bei Gruppenaufgaben, Selbstreflexion oder in den Pausen entsteht. Ich finde das wesentlich angenehmer als abends oder am Trainingsende alle Flipcharts auf einmal zu fotografieren. Außerdem habe ich so immer mal wieder das Smartphone in der Hand, um Stimmungsbilder vom Raum und Schnappschüsse von der Gruppe zu machen. Für das Fotografieren der Flipcharts nutze ich die kostenfreie App Office Lens.

🌠 4.Fotos nach und nach einfügen:

Ich füge die Fotos immer nach und nach in das Flipchartprotokoll ein. Bei mehrtägigen Trainings lege ich das in die Pause vor dem gemeinsamen Abendessen. Manchmal - besonders mit anderen Trainer*innen im Tandem - nutze ich auch hier die Pausen in denen z.B. Gruppenarbeiten oder Reflexion stattfinden.
Auch das Spart Zeit: Weniger ist mehr! Die Fotos auf die gleiche Größe bringen und bündig anordnen geht schnell und sieht fast immer klarer und besser aus als alle Spielereien, zu denen man sich bei zu langer Bearbeitung hinreißen lässt.

🔍 5. Prüfen, komprimieren und versenden:

Ich gehe das Flipchartprotokoll nochmal durch und prüfe, ob alles passt: Reihenfolge, Themen, Links…
Ich komprimiere die Fotos in der PowerPoint-Datei und wähle dabei meist eine für E-Mail optimierte Größe. Ich speichere die Datei für mich immer als .PPT und als .PDF ab. Un dann ist die Doku auch schon fertig für den Versand.